Como organizar arquivos do escritório

Tem coisa para gerar mais bagunça do que papel? 555326_320549911397734_1708592515_n

Já ouvi dizer que “de fato onde tem papel tem tumulto”, concorda? Depende… Se tiver muito papel organizado, acho difícil ter tumulto… Mas como resolver isso?

Quando muitas pessoas tem acesso ao mesmo armário, mesa, escritório, o ambiente é propício a ter bagunça, pois quanto maior o fluxo de informações e pessoas mais complicado é manter a ordem.

Por isso é fundamental criar uma regra de uso e convívio para o espaço. Isso vale não só para espaço físico, mas padronizar áreas, espaços e tarefas.

Por isso é fundamental criar uma regra de uso e convívio para o espaço. Isso vale não só para espaço físico, mas padronizar áreas, espaços e tarefas.

É preciso verificar a papelada periodicamente, ou seja, não deixar acumular nada na mesa. Crie locais específicos para cada coisa. Por exemplo:

- Criar uma caixa para recebimento da correspondência diária.

- Se é um local que recebe muitas revistas e periódicos, o ideal é ter um lugar especifico para tal e a cada mês verificar as mais estragadas e mais velhas para jogar fora.

- Sempre verificar a data dos documentos para não passar dos vencimentos.

- Guardar os documentos em pastas transparentes separados por tipo, data…

- Separe os documentos e relatórios de acordo com cada setor. Por exemplo, o que for destinado ao financeiro, crie uma pasta para tal com a cor verde, se for para administrativo crie com a cor amarela, se for para produção crie com a cor vermelha. Usar as cores cria uma legenda de fácil identificação e todos os colaboradores vão aprender logo logo. A cores aqui foram sugestões, mas podem ser colocadas de acordo com outros critérios que a empresa queira.

- Se a quantidade de documentos para arquivar for muito grande, é melhor trabalhar com o modelo de caixa arquivo (em papelão) e nomear cada uma de acordo com a necessidade que surgir.

Agora se “quase” tudo estiver em arquivo no computador onde varias pessoas tem acesso o ideal é criar caixas de arquivo para cada pessoa.

Nada pior do que abrir uma pasta e os arquivos testarem todos misturados, concorda? Mesmo que só você tenha acesso mas tenha muitas coisas, separe por assunto.

Organização das pastas do HD

Esta foto é do meu HD. Eu prefiro salvar tudo separado no HD pois posso precisar de algo e não estar na empresa naquele momento, como já me ocorreu de ter ido para outra cidade e precisar de um texto para o curso e consegui imprimir na hora pois o HD estava comigo.

Claro que ficar carregando HD pra cima e pra baixo não da, ele ocupa um espaço considerável mas tem hora que a gente esquece de deixar alguma cópia de segurança no pen-drive como foi o meu caso.

O ideal é ter uma pasta para cada assunto, (dá um desconto que a primeira pasta é de algum erro que não consegui apagar) mas separei de acordo com a relevância de cada um.

Veja bem, a pasta SENAC ficava dentro da segunda que é Área profissional, mas como tenho usado muito, foi melhor colocar sozinha, entendeu? Faço muito download então criei a pasta para tudo que eu baixar. Depois quando tenho tempo vou lá verificar e classificar o conteúdo e direciono para o local correto. Se foi algum texto para usar nos cursos, eu abro a pasta SENAC e coloco na pasta referente ao assunto. Se foi algo para área de organização eu abro a pasta Personalidade Organizer e coloco na pasta relacionada, pode ser  foto, ou artigo, etc.

 Organização das subpastas em Personal Organizer

Observem que tanto na pasta do HD quanto dentro da pasta Personalidade Organizer eu tenho a pasta “Vários”. É sempre bom ter uma pasta assim pelo mesmo motivo da pasta Download, pois coloco ali tudo que eu já separei mas não em um lugar especifico nas outras pastar e eu ainda não quero deletar.

Espero ajudar a organizar um pouquinho o dia-a-dia  com estas dicas…

Bjs…J.